Les démarches ELISA

Cette page s’adresse exclusivement aux organismes ayant obtenu un agrément de Service Civique au titre de l’engagement et souhaitant recruter un ou plusieurs volontaires.

En effet, l’accès à l’application ELISA nécessite au préalable l’obtention d’un agrément de Service Civique.

Qu’est-ce que l’application ELISA ?

L’application ELISA ou Extranet Local pour l’Indemnisation et le Suivi des Accueils de volontaires en Service Civique est l’application en ligne de gestion des contrats de Service Civique. Les organismes souhaitant accueillir un volontaire en Service Civique au titre de l’engagement doivent impérativement l’utiliser pour renseigner tout nouveau contrat et permettre au volontaire d’être indemnisé au titre de sa mission. Pour disposer d’un accès à cet outil, il faut préalablement:

  • - Disposer d’une habilitation à ELISA ; Pour obtenir une habilitation à ELISA, se reporter à la rubrique ci-dessous: Etre habilité à ELISA

Etre habilité à ELISA

Comment être habilité ? Qu’est-ce que la fiche de demande d’habilitation ?

Pour pouvoir se connecter à l’application ELISA, il vous faut préalablement avoir obtenu de l’Agence de Services et de Paiement (ASP), chargée de gérer le paiement des volontaires, un identifiant et un mot de passe. Pour cela, vous devez adresser une demande d’habilitation à la direction régionale de l’ASP (DR ASP) dont vous relevez.

La fiche d’habilitation vous est normalement communiquée en annexe de votre agrément, au moment de sa délivrance. Si toutefois vous n’aviez pas reçu cette fiche, vous pouvez en faire la demande par téléphone ou par courriel à la DR ASP compétente. Celle-ci vous sera transmise dans les meilleurs délais.

Cas particulier des agréments collectifs

Dans le cadre d’un agrément collectif, vous devez remplir cette fiche pour l’organisme porteur de l’agrément, puis, lorsque vous serez habilité, vous pourrez ensuite télécharger la fiche depuis l’extranet ELISA, pour la remplir pour chaque organisme membre ou établissement secondaire que vous souhaiteriez voir habilités.

Un accès nominatif par chaque utilisateur déclaré sera communiqué.

  •  

    Bonne pratique : Nous vous encourageons vivement à faire votre demande d’habilitation dès l’obtention de votre agrément, afin de pouvoir procéder aux formalités administratives liées au contrat dès que vous aurez trouvé un volontaire pour votre mission.

Les modalités de signature et de transmission à l’ASP de la fiche d’habilitation

La fiche d’habilitation dûment remplie doit :

  • - être signée par le responsable légal de l’organisme porteur de l’agrément ;

  • - être transmise en version originale papier à la Délégation Régionale de l’Agence de Services et de Paiement dont ce dernier relève.

Cas particulier des agréments collectifs

Dans le cadre d’un agrément collectif, chaque organisme membre ou établissement secondaire peut disposer d’un accès à ELISA. Il appartient à chaque organisme porteur de l’agrément de décider s’il souhaite ou non centraliser la gestion de ses contrats et ne pas ouvrir d’accès aux organismes bénéficiant de l’agrément.

Si la gestion décentralisée est choisie, une fiche par organisme membre ou établissement secondaire de l’agrément collectif souhaitant être habilité doit être complétée. Chaque fiche d’habilitation d’un organisme membre ou établissement secondaire de l’agrément collectif doit  :

  • - être signée par le responsable légal de l’organisme porteur de l’agrément ;

  • - être transmise en version originale papier à la Délégation Régionale de l’Agence de Services et de Paiement dont relève l’organisme porteur de l’agrément.

Comment remplir la fiche d’habilitation ?

Pour une aide au remplissage de cette ficher, se référer à la fiche « Etre habilité à ELISA ».

La réception des identifiants ELISA

Suite à l’envoi de la fiche d’habilitation dûment remplie à l’ASP, chaque utilisateur déclaré recevra trois courriels distincts sur sa messagerie :

  • - Un pour préciser les règles de sécurité liées aux mots de passe ELISA ;

  • - Un contenant l’identifiant de connexion ELISA;

  • - Un contenant le mot de passe.

Il est essentiel que vous disposiez de vos identifiants ELISA au moment de recruter votre premier volontaire pour que la prise en compte de ce premier contrat de Service Civique par l’ASP soit la plus rapide possible. De nombreux retards dans la prise en charge des contrats sont trop souvent liés à un défaut d’anticipation dans l’obtention des habilitations ELISA.

Attention : Les identifiants ELISA sont strictement distincts des identifiants permettant de se connecter au site internet www.service-civique.gouv.fr pour mettre en ligne une mission.

Se connecter à ELISA

Quel est le lien pour accéder à l’application ?

L’application ELISA est accessible depuis le lien : https://ELISA.service-civique.gouv.fr. Elle dispose d’un certificat de sécurité permettant de protéger les données transmises. Pour y accéder, il est donc indispensable d’accepter ce certificat de sécurité.

Nous vous conseillons par ailleurs de sauvegarder le lien ELISA dans vos favoris internet.

Comment s’assurer de ne jamais perdre son mot de passe ?

A la première connexion à l’application ELISA, afin de retrouver facilement votre identifiant et votre mot de passe, nous vous encourageons à renseigner une question secrète de votre choix en vous rendant dans la rubrique de la page de connexion : « Mon compte ».

Pour renseigner cette question secrète, se référer à la fiche « Se connecter »

En effet, si vous n’avez jamais renseigné cette question secrète et que vous perdez votre identifiant ou votre mot de passe, seule la DR ASP compétente pourra vous réinitialiser ou vous renvoyer votre identifiant ou votre mot de passe.

Le mot de passe initialement transmis est à modifier dès la première connexion et à renouveler tous les 90 jours, quand le précédent expire.

Que faire en cas de perte de l’identifiant ou du mot de passe ?

  • - Vous avez renseigné votre question secrète: il est possible de vous renvoyer votre identifiant ou votre mot de passe via la rubrique « Mon compte ».

  • - Vous n’avez pas renseigné votre question secrète: il faut alors contacter la DR ASP compétente pour qu’elle vous renvoie votre identifiant ou votre mot de passe.

Compte verrouillé, que faire ?

Au-delà de trois saisies incorrectes de l’identifiant et/ou du mot de passe, le compte ELISA se verrouille automatiquement, mais se débloque tout seul au bout de 30 minutes.

Retrouver la procédure complète de connexion à ELISA dans la fiche « Se connecter ».

Mes démarches ELISA

Une fois connecté(e), l’application ELISA vous permettra de :

  • - consulter votre agrément,

  • - créer un contrat,

  • - consulter un contrat,

  • - consulter les paiements liés au contrat,

  • - renseigner les états de présence du volontaire,

  • - rompre un contrat.

Une fiche thématique d’une à deux pages se rapportant aux actions précédemment listées est disponible à la page Documents utiles, rubrique Fiches thématiques sur le fonctionnement d'ELISA".

 

La création et l’édition du contrat

Quelques éléments à retenir sur la gestion des contrats. Une fois saisies dans ELISA l’ensemble des informations concernant le volontaire et sa mission (pour toute aide à la saisie, se rapporter à la fiche création de contrat), ELISA vous proposera d’éditer et d’imprimer deux documents :

  • - un modèle pré-rempli de contrat de Service Civique ;

  • - la notification de contrat Service Civique.

Le modèle de contrat de Service Civique proposé par ELISA peut éventuellement être complété d’informations complémentaires (modalités de tutorat, de formation, etc.). Il doit ensuite être signé en deux exemplaires originaux, un pour le volontaire et un pour l'organisme d’accueil. Ce modèle de contrat reste également téléchargeable sur le site internet : http://service-civique.gouv.fr/sites/default/files/ASC_modele_contrat_engagement_juin_2010_0.pdf.

Bonne pratique : Dans le cas d’un agrément local, une copie de ce contrat doit être transmise à la direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale; dans le cas d’un agrément national, il n’est pas nécessaire de transmettre une copie de ce contrat à l’Agence du Service Civique.

La notification de contrat d’engagement de Service Civique imprimée à partir d’ELISA doit être signée puis transmise à l’ASP par courrier, accompagnée du RIB du volontaire et le cas échéant des pièces justificatives relatives à la majoration de l’indemnité, afin de permettre la validation définitive du contrat par l’ASP et déclencher le paiement de l’indemnité du volontaire, et le cas échéant de l’aide à l'organisme d’accueil.

Toute notification de contrat, transmise à l’ASP sans la saisie préalable des informations de contrat dans l’application ELISA, ne sera pas prise en compte.

Tout contrat saisi dans ELISA sans qu’une notification signée ait été transmise par courrier à l’ASP ne sera pas pris en compte. Enfin, en cas d’intermédiation, une convention d’intermédiation doit être signée entre le volontaire, l’organisme à but non lucratif agréé et l’organisme tiers non agréé, en plus du contrat de Service Civique. Un modèle de convention d’intermédiation est disponible sur le site. Ce document n’est pas éditable à partir d’ELISA.

Les différentes fiches thématiques et le mode d’emploi ELISA