Solidarité

Accompagner et orienter les usagers de la préfecture dans leurs démarches administratives

Où ?
Châlons-en-Champagne (51 - Marne - Champagne-Ardenne)
Quoi ?
Contexte:

La Préfecture de la Marne, basée à Châlons-en-Champagne, dispose d’un hall d’accueil avec de nombreux guichets afin de traiter les démarches administratives des usagers et de fournir un service public de qualité. Néanmoins, certains usagers se sentent désorientés ou peu accompagnés dans leurs démarches. D’autres estiment qu’ils attendent trop longtemps avant d’être reçus par un agent ou qu’ils sont mal informés en général.
Pour répondre à cette problématique, la Préfecture souhaite recruter une personne en service civique pour accompagner, rassurer et orienter les usagers. La personne recrutée aura un grand rôle de communication auprès des usagers et fera aussi remonter des informations et des pistes d’amélioration aux services de la Préfecture sur la base de son expérience pratique avec les usagers.

Objectifs d'intérêt général de la mission:

- améliorer le service rendu au public et favoriser le développement d’une atmosphère attentionnée au sein du hall d’accueil de la Préfecture ;
- accompagner les personnes désorientées ou en difficultés ;
- se mettre au service de ses concitoyens et découvrir l’administration.

Description de la mission:

1/ Bien orienter les usagers qui viennent d’entrer dans le hall d’accueil. Aller vers eux et leur indiquer où se situe la borne qui distribue les tickets pour la file d’attente. S’assurer qu’ils choisissent le bon ticket en fonction de leur situation sachant qu’il y a plus de cinq tickets différents. Par exemple, vous serez amené à distinguer une personne qui vient pour obtenir un titre de séjour d’une qui veut déposer une demande d’asile.

2/ Accompagner les usagers et faciliter leurs démarches administratives. Vous veillerez par exemple à identifier et aider le public fragile comme les usagers en situation de handicap, les femmes enceintes, les personnes avec enfants ou ceux ne maîtrisant pas très bien la langue française. Attention, certains handicaps ne sont pas immédiatement visibles. Vous apprendrez à développer une plus grande attention aux autres. Vous devrez également vérifier directement avec les usagers si leurs dossiers sont complets ou s’ils ont effectué une démarche en ligne pouvant faciliter leurs demandes. Il vous sera aussi demandé d’expliquer aux usagers le fonctionnement des bornes informatiques et d’aider les personnes à lire les documents fournis et à les comprendre.

3/ Expliquer aux usagers les évolutions dans l’organisation de la Préfecture notamment les changements induits par la mise en place du Plan Préfectures Nouvelle Génération.
Dans le cadre de ce plan qui prévoit la dématérialisation des procédures relatives aux titres et permis, vous aurez en charge la tenue et l’animation du point numérique installé dans le hall d’accueil.

4/ Les informer des éventuelles fermetures exceptionnelles. Il vous sera demandé de contacter les associations qui travaillent avec les usagers de la Préfecture en cas de fermeture exceptionnelle, de changements d’horaires ou de réorganisation interne.

5/ Chercher des solutions aux difficultés rencontrées. Être dynamique et force de proposition. Nous vous demandons d’être attentifs pour contribuer à l’amélioration du service de l’usager et pour faire remonter des informations pertinentes à votre tuteur ou aux chefs des services d’accueil de la Préfecture. Nous comptons sur vous pour être un relais entre les usagers et les personnels de la Préfecture. Il vous sera également possible, après un temps d’adaptation et d’observation, de formuler des propositions destinées à l’amélioration de la signalétique du hall d’accueil et l’amélioration générale des conditions d’accueil.

La personne recrutée bénéficiera d’une formation où il lui sera notamment expliqué en quoi consiste le plan préfectures Nouvelles Générations, ainsi que les différentes démarches administratives qu’elle aura à traiter de façon dématérialisée avec le public.

Points de vigilance:

- Bien que les horaires de la personne en service civique soient moindres par rapport à ceux d’un temps complet, il est préférable, pour des raisons pratiques, que le candidat habite à Châlons-en-Champagne ou à proximité.
- Les services de la Préfecture vous feront confiance. Nous attendrons de vous responsabilité et professionnalisme car vous aurez l’occasion de manipuler de documents officiels (titres, permis de conduire, etc.).
- Vous serez invité à faire preuve de bienveillance et de patience avec les usagers. Le respect d’autrui, la disponibilité, la neutralité, la laïcité et la non-discrimination sont des pré-requis dans le cadre de votre mission.
Quand ?
À partir du 2 octobre 2017 (8 mois, 24 h/semaine)
Quel domaine ?
Solidarité
Combien de postes ?
1
Quel organisme ?
Préfecture de la marne
Le lieu de la mission est accessible aux personnes à mobilité réduite ?
Oui
La mission est accessible aux mineurs dès 16 ans ?
Non

Contact

Amandine BAPTISTE
T : 03 26 26 10 60

Adresse

1, rue de Jessaint
51000 Châlons-en-Champagne

Site internet

Activités : La préfecture de la Marne assure de nombreuses missions de service public et accueille un public très varié, allant des élus aux représentants d'associations. Toutefois, le public accueilli à la Direction de la Règlementation et des Libertés Publiques (DRLP) est en grande majorité constitué d'usagers effectuant une démarche administrative ou cherchant à obtenir des renseignements.

La DRLP assure ainsi deux missions principales d'accueil du public et règlementaires, articulées autour du bureau de la circulation, du service immigration et intégration et du bureau des élections et de la règlementation.

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