Crise sanitaire liée au COVID-19 : Foire aux questions (FAQ) pour les organismes d'accueil

Principes généraux - Mise à jour 29 octobre 2020

Les contrats de Service Civique en cours au moment de l’application des nouvelles consignes sanitaires nationales, notamment une nouvelle période de confinement, annoncées le 28 octobres 2020 sont maintenus, ce qui se traduit notamment par la poursuite du versement de l’ensemble des indemnités dues par l’Etat et l’organisme d’accueil à chaque volontaire jusqu’à la fin initialement prévue de son contrat.

● S’agissant des missions effectuées par les volontaires, les principes généraux qui sous-tendent l’ensemble des réponses apportées par la présente FAQ sont :

- Le strict respect de l’ensemble des consignes de protection sanitaire nationales et locales ;

- La continuité de l’exercice des missions d’intérêt général de Service Civique autant que cela est possible : les organismes d’accueil sont invités à rechercher autant que possible, et de la manière la plus souple, l’adaptation et l’évolution des missions en cours afin de leur permettre de répondre, avec l’accord des volontaires, aux besoins et enjeux de solidarité, de cohésion et de citoyenneté nés ou accrus par la crise sanitaire.

L’adaptation des missions peut prendre les 3 formes alternatives suivantes :

- poursuite en présentiel plus ou moins adapté au contexte propre à l’organisme d’accueil ;

- poursuite totale ou partielle à distance (« télémission ») dès lors que cela est possible ;

- suspension de mission en cas d’impossibilité des deux modalités précédentes.

Dans tous les cas, le contrat du volontaire est maintenu et l’organisme d’accueil reste pleinement responsable de son accompagnement (tutorat, accompagnement au projet d’avenir, participation du volontaire à la formation civique et citoyenne le cas échéant à distance, etc.).

L’adaptation retenue du contenu de la mission doit faire l’objet d’une formalisation dématérialisée demarches-simplifiees.fr (cliquez ici).

Afin que le Service Civique effectué par chaque volontaire continue de se traduire par des missions répondant aux besoins et enjeux liés au présent contexte, l’Agence du Service Civique partage avec vous des exemples de missions pertinentes et bonnes pratiques expérimentées pendant la précédente période de confinement : cliquez ici. Ces nombreux exemples montrent la richesse et l’adaptabilité de l’expérience de Service Civique, dont chaque organisme est invité à s’inspirer afin de répondre aux enjeux et besoins de la crise sans précédent que nous traversons.

Mission adaptée ou réduite

1 - Dans quelles conditions la mission de Service Civique est-elle maintenue, adaptée ou rompue ?

Les restrictions d’activité mises en place en application du décret du 30 octobre 2020 diffèrent de celles qui ont prévalu lors du confinement du printemps 2020 : l’activité de services prioritaires continue et les organismes qui les assurent restent ouverts à l’accueil du public. De ce fait, un nombre significatif de missions peuvent se poursuivre. Il est précisé que les volontaires en Service Civique peuvent bénéficier, de la part leur organisme d’accueil, d’une autorisation de déplacement dérogatoire disponible sur le site du ministère de l’Intérieur (https://www.interieur.gouv.fr/Actualites/L-actu-du-Ministere/Attestations-de-deplacement ; case 1.).

Les missions peuvent par ailleurs être adaptées pour être en tout ou partie effectuées à distance. Le tutorat du volontaire est dans ce cas adapté pour maintenir le lien avec le jeune.

Toutes les adaptations de mission liées à la présente crise sanitaire sont à signaler dans le formulaire en ligne (https://www.service-civique.gouv.fr/page/nouveau-confinement-amenagements-des-missions-de-service-civique-sur-demarches-simplifiees). Ces adaptations peuvent inclure une modification temporaire de la durée hebdomadaire de mission.

Cas des missions maintenues à 100 % « en présentiel » par les organismes d’accueil

Il s’agit notamment des missions réalisées au sein d’organismes dont l’activité propose des services qui continuent d’être ouverts au public.

Les jeunes ne peuvent dans ce cas s’exonérer de la mission « en présentiel » que pour des motifs médicaux justifiés (ex. : personne vulnérable ou vivant dans avec une personne vulnérable). L’organisme d’accueil s’emploie dans ce cas à trouver un aménagement de la mission qui permette son exercice à distance.

Si ces conditions d’aménagement de la mission ne peuvent être réunies (impossibilité de tout exercice à distance en raison du contenu de la mission ou d’obstacles matériels d’équipement ou de connexion informatique notamment) :

  • le volontaire bénéficie d’une autorisation d’absence pour mission suspendue (cas n° 2 de l’avenant dématérialisé) ;
  • le contrat de Service Civique peut le cas échéant être rompu d’un commun accord. Si cette rupture intervient moins de 6 mois accomplis après la date de conclusion du contrat, et si le volontaire continue à remplir les conditions d’éligibilité au Service Civique, l’intéressé pourra par la suite candidater à un nouveau contrat d’engagement en Service Civique.

Cas des missions pouvant être réalisées en tout ou partie à distance

Les adaptations de la mission sont convenues entre l’organisme d’accueil et le volontaire.

Si les conditions d’aménagement de la mission ne peuvent cependant être matériellement réunies, ou si le volet présentiel de la mission reste un obstacle à sa poursuite (notamment pour des motifs médicaux liés au volontaire, cf. cas 1 supra) :

  • le volontaire bénéficie d’une autorisation d’absence pour mission suspendue (cas n° 2 de l’avenant dématérialisé) ;
  • le contrat de Service Civique peut le cas échéant être rompu d’un commun accord. Si cette rupture intervient moins de 6 mois accomplis après la date de conclusion du contrat, et si le volontaire continue à remplir les conditions d’éligibilité au Service Civique, l’intéressé pourra par la suite candidater à un nouveau contrat d’engagement en Service Civique.

Cas des organismes dont l’activité bascule entièrement dans l’exercice à distance

Si l’équipe qui accueille le volontaire est en activité complète à distance, l’activité du volontaire doit par principe être effectuée à distance.

Toutefois, si le contenu de la mission ou des raisons matérielles font obstacle à cette adaptation :

  • le volontaire bénéficie d’une autorisation d’absence pour mission suspendue (cas n° 2 de l’avenant dématérialisé) ;
  • le contrat de Service Civique peut le cas échéant être rompu d’un commun accord. Si cette rupture intervient moins de 6 mois accomplis après la date de conclusion du contrat, et si le volontaire continue à remplir les conditions d’éligibilité au Service Civique, l’intéressé pourra par la suite candidater à un nouveau contrat d’engagement en Service Civique.

Cas des organismes d’accueil cessant toute activité

Si l’organisme d’accueil a cessé son activité, le volontaire bénéficie d’une autorisation d’absence (cas n° 2 de l’avenant dématérialisé).

Son contrat peut également être rompu d’un commun accord. Dans le cas où la mission a duré moins de 6 mois accomplis depuis la signature du contrat et si le volontaire continue à remplir les conditions d’éligibilité au Service Civique, l’intéressé pourra par la suite candidater à un nouveau contrat d’engagement en Service Civique.

Si la structure dans laquelle intervient le volontaire dans le cadre d’une intermédiation (mise à disposition par un autre organisme) a cessé son activité et que l’organisme agréé ne peut lui proposer aucune mission alternative, les modalités d’autorisation d’absence ou de rupture mentionnées ci-dessus s’appliquent.

2 - Peut-il y avoir une dérogation à la durée hebdomadaire du contrat ?

En fonction de l’éventuel aménagement de la mission entre le volontaire et l’organisme, la durée hebdomadaire de la mission peut être temporairement modifiée.

Aménagement des missions

3 - Quel type d'activités peut être confié au volontaire pendant le confinement ?

Lors du précédent confinement, les organismes et les jeunes ont fait preuve d’une grande créativité et d’un sens profond de l’engagement pour adapter les missions de Service Civique en réponse à la situation de crise. Chaque organisme est fortement invité à s’inspirer d’exemples de bonnes pratiques alors recensés : cliquez ici

L'aménagement de la ou des missions doit rester conforme aux principes généraux du Service Civique : service de l’intérêt général, absence de mise en responsabilité directe, non-substitution à l’emploi ou au stage, etc. Il est souligné que les volontaires en Service Civique doivent toujours intervenir en complément de l’action des salariés, agents publics, stagiaires ou encore bénévoles de leur organisme d’accueil.

Les réaménagements de mission peuvent permettre d’expérimenter de nouveaux projets au service de la population, de démultiplier l’impact d’actions existantes en touchant autrement les bénéficiaires ou de renforcer la qualité du service d’intérêt général rendu.

4 - Quelles activités sont interdites aux volontaires ?

Ne peuvent être confiées aux volontaires pendant le confinement :

1. des missions qui ne respecteraient pas les principes fondamentaux du Service Civique ;

2. des missions qui enfreindraient les consignes gouvernementales ou préfectorales de sécurité sanitaire.

A titre d’illustrations du point 1 ci-dessus, sont exclues :

  • les missions d’administration générale, de direction ou de coordination technique, qui sont normalement exercées par des permanents, salariés ou bénévoles ;
  • les tâches administratives et logistiques liées au fonctionnement courant de la structure (communication, secrétariat, standard, gestion de l’informatique ou des ressources humaines, recherche de fonds, mise à jour de bases de données, gestion du fichier adhérents, etc.).

5 - Un volontaire peut-il refuser l'adaptation à distance de sa mission ?

Le dialogue entre l’organisme d’accueil et le volontaire doit permettre de clarifier si des raisons objectives conduisent à ce refus, en particulier l’absence d'équipement informatique personnel ou de connexion internet, et s’il est possible de remédier à cette situation à court ou moyen terme.

Le désaccord justifié du volontaire conduit à le placer dans le régime de l’autorisation d’absence (mission suspendue) pour la durée de la période de confinement (cas n° 2 de l’avenant dématérialisé).

6 - Quand faut-il cocher la case 2 sur demarches-simplifiees.fr ?

Le cas n° 2 de l’avenant dématérialisé (mission suspendue) s’applique lorsque l’organisme d’accueil ne peut proposer un aménagement de la mission au volontaire ou lorsque le volontaire est dans l’impossibilité sanitaire ou matérielle justifiée d’effectuer sa mission, en présentiel comme à distance.

Contrats

7 - Le contrat doit-il être rompu si la mission ne peut plus être réalisée ?

Pendant la période de confinement, le contrat de Service Civique peut le cas échéant être rompu d’un commun accord entre l’organisme d’accueil et le volontaire notamment si la mission ne peut être adaptée et afin de préserver la possibilité pour le volontaire de conclure ultérieurement un nouveau contrat d’engagement en Service Civique (1er contrat rompu avant l’accomplissement de 6 mois de mission ; cf. question 1.).

Le contrat ne peut être unilatéralement rompu par l’organisme d’accueil en raison de motifs médicaux justifiés empêchant le volontaire d’assurer sa mission en présentiel.

Le contrat ne peut être rompu unilatéralement par l’organisme d’accueil au motif de la suspension de la mission de Service Civique pendant la période de confinement.

Le volontaire continue de percevoir, jusqu’à l’échéance de son contrat en cours, l’intégralité de son indemnisation par l’Etat et par son organisme d'accueil (minimum de 107,58 € au titre de la prestation de subsistance). L’organisme agréé continue parallèlement, s’il y a droit, de percevoir de la part de l’Etat 100 € par mois et par jeune.

8 - Est-il possible de rompre le contrat pour permettre au jeune de préserver la possibilité de faire un Service Civique plein et entier dans un autre contexte ?

Si le contrat de Service Civique est signé et validé mais que le 6ème mois de mission n’est pas totalement accompli, et si le volontaire le souhaite, il est possible de rompre le contrat d’un commun accord afin de permettre au volontaire de s'engager ultérieurement en Service Civique au sein d'une autre structure d'accueil voire auprès du même organisme sur autorisation de l’Agence du Service Civique.

9 - Si la mission est empêchée, est-il possible de prolonger le contrat pour permettre au volontaire de « rattraper » les semaines de mission non réalisée ?

Le contrat du volontaire ne pourra être prolongé dans cette situation.

10 - Le contrat du volontaire arrive à échéance pendant le confinement. Est-il possible de prolonger son contrat pour lui garantir un revenu minimum jusqu'à la sortie du confinement ?

Les contrats ne peuvent pas être prolongés pour ce motif.

Si la situation sociale du volontaire le nécessite, l'organisme est invité à l'orienter vers les aides ouvertes aux jeunes en situation de précarité. A ce titre, les missions locales peuvent proposer un accompagnement personnalisé voire des aides d'urgence aux jeunes. Les CROUS disposent également d'aides d'urgence destinées aux étudiants.

Avenants en cas d'adaptation de la mission

11 - Comment faire connaître à l’Agence du Service Civique l’adaptation de la mission?

Compte-tenu des contraintes matérielles susceptibles d’être rencontrées par les organismes et/ou les volontaires dans le cadre du confinement, l’Agence du Service Civique vous propose une solution simplifiée et dématérialisée grâce à demarches-simplifiees.fr (cliquez ici). Cela remplace l’avenant signé qui vous avait été demandé pour le confinement qui a débuté au mois de mars. La signature des deux parties n’est plus nécessaire. Toutes les informations sont disponibles ici.

Responsabilité

12 - L'organisme d'accueil est-il responsable du volontaire qui n'effectue plus sa mission car il se trouve confiné ?

Le volontaire dont la mission est suspendue n’est pas placé sous la responsabilité de l’organisme d’accueil pendant sa période d’autorisation d’absence.

Il est donc indispensable de faire connaître cette situation comme indiqué ci-dessus pour consolider la situation juridique du volontaire et de l'organisme.

Congés du volontaire

13 - Que faire si le volontaire n'a pas pu prendre l'intégralité de ses congés avant le confinement ?

Le contrat de Service Civique ne sera pas prolongé de la durée des congés n’ayant le cas échéant pas été pris par le volontaire.

Il est loisible à l'organisme d’accueil d'inviter le volontaire à prendre ses congés durant le confinement.

Prestation de subsistance

14 - La prestation de subsistance est-elle due au volontaire pendant le confinement ?

Le versement de la prestation de subsistance reste obligatoire pour un montant minimal mensuel de 107,58 €, et ce dans tous les cas possibles (1,2 et 3).

Dans le cas d'une prestation servie en tout ou partie en nature selon des modalités désormais inaccessibles du fait du confinement (accès à une cantine par exemple), tout doit être fait pour rétablir un versement effectif au volontaire, par virement bancaire si possible pour qu'il puisse en bénéficier.

Sous réserve des délais demandés par la Commission nationale des titres restaurant (CNTR) pour les établir, l’organisme peut convertir la part en nature de la prestation en titre-repas et les adresser au volontaire.

Suivi du volontaire

15 - Peut-on réaliser l'accompagnement au projet d'avenir (APA) à distance?

L'accompagnement au projet d'avenir, notamment le bilan nominatif pour les volontaires qui arrivent en fin de mission, peut être réalisé à distance. Des outils numériques peuvent utilement être mobilisés pour ce faire.

Un travail d'évaluation des compétences peut par exemple être entrepris sur certains outils, notamment :

16 - Quel est le rôle du tuteur lorsque le volontaire est confiné ?

Le rôle du tuteur demeure essentiel pendant cette période : il est capital de maintenir un contact régulier avec le volontaire, et ce même dans le cas d'une autorisation d'absence.

Cet accompagnement peut se faire à distance à la fois si le tuteur est salarié de l’organisme et en particulier si le tuteur est sous statut bénévole.L'organisme est tenu à cette fin de mettre en place un dispositif de remplacement dans le cas où le tuteur serait indisponible.

17 - Les formations des tuteurs sont-elles maintenues ?

Les formations de tuteurs sont maintenues et se dérouleront à distance. Les web-conférences sont à privilégier pour accompagner et soutenir les tuteurs durant la période de confinement. Elles participent à la formation des tuteurs de volontaires et sont particulièrement indiquées en début de mission pour les tuteurs qui accompagnent pour la première fois des volontaires et qui le font en cette période de confinement.

Il est rappelé que la formation des tuteurs est obligatoire. Pour remplir pleinement cette obligation de formation, la participation à une formation en présentiel complémentaire de la web-conférence sera nécessaire, dès lors que des formations en présentiel seront de nouveau proposées.

Ces formations précisent notamment le cadre, les principes du Service Civique et la posture du tuteur. Elles sont gratuites.

Les inscriptions se font en ligne sur le site : http://www.tuteurs-service-civique.fr/

Formation civique et citoyenne

18 - Les formations civiques et citoyennes sont-elles annulées ?

Les consignes sanitaires conduisent de fait à privilégier les FCC en distanciel.

Toutefois des FCC en présentiel pourront se tenir lorsque cela s’impose, notamment pour de petits effectifs et des jeunes qui le nécessitent. Elles se tiendront dans le strict respect des consignes sanitaires et du décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire. La participation à ces FCC en présentiel s’accompagnera d’une attestation dûment renseignée pour motif de formation.

Des FCC à distance sont proposées dans la période. Voir question suivante.

19 - Peut-on effectuer la Formation Civique et Citoyenne à distance ?

Dans la période de crise sanitaire, des FCC à distance sont proposées par les référents du Service Civique en DRJSCS et DDCS. Rapprochez-vous d’eux pour prendre connaissance de l’offre locale de formation à distance proposées : https://www.service-civique.gouv.fr/page/les-referents

20 - Que se passera-t-il si les volontaires en fin de mission n'ont pas été en mesure de suivre leur FCC ou leur PSC1?

Si le volontaire n’a pas pu réaliser sa formation civique et citoyenne et/ou son PSC1 avant l’échéance de son contrat du fait des circonstances sanitaires, l'attestation de Service Civique mentionnera cette impossibilité.


ELISA

21 - Faut-il saisir un avenant dans ELISA si la mission est modifiée ou suspendue ?

Non, l’organisme, y compris lorsqu’il est agréé au niveau local, remplit le formulaire valant avenant au contrat via démarches simplifiées


22 - Des volontaires ont commencé leur mission avant le confinement, je dois envoyer les pièces justificatives des contrats à l'ASP pour que les volontaires puissent être indemnisés, comment faire dans ce contexte ?

1/ Si la mission se déroule en présentiel ou si les parties prenantes ont la possibilité de déplacer

La procédure est la procédure habituelle avec signature originale des documents obligatoires.

2 /Si les parties prenantes au contrats ne peuvent pas se déplacer

Les pièces justificatives non originales doivent être transmises via ELISA et suivant le processus de transmission dématérialisée mis en place.

En cas de difficultés matérielles avérées pouvant être rencontrées pour faire signer les documents originaux (notification et autorisations pour les personnes mineures si nécessaire) ceux-ci seront transmis de manière dématérialisée par mail.

Les documents ainsi transmis devront être :

  • porteur de la mention suivante : « Procédure exceptionnelle liée aux dispositions de sécurité sanitaire COVID 19 » etle mail sera complété par « J’atteste que ce mail vaut signature électronique de la part de [identité et qualité du rédacteur du mail] du document joint et m’engage à transmettre l’original à la fin de la période de confinement ».
  • envoyés par une personne de la structure habilitée à signer les notifications.

Les documents originaux (pièces exigées habituellement pour le paiement des dossiers) avec signature originale devront être envoyés impérativement dès que possible au risque que le contrat soit annulé par l’ASP.

Afin de les identifier, veuillez indiquer COVID19 en rouge sur la première page.

23 - Des contrats sont en cours de saisie dans Elisa, les jeunes n'ont pas encore signé les contrats : faut-il finaliser la démarche et valider les contrats ?

Un contrat en cours peut être validé, soit par la signature manuscrite soit de façon dématérialisé lorsque cela s’impose. Le jeune pourra voir sa mission adaptée selon les modalités définies ci-dessus.

Il est possible d'annuler ces contrats non encore signés et dont le statut est "en cours de saisie" dans Elisa. Les missions non commencées

peuvent être reportées ou annulées si le contrat n’a pas été signé et si la mission ne peut pas être adaptée. Il convient d’en informer les intéressés. L’Agence du Service Civique vous propose cependant des exemples de missions adaptées en période de confinement.

Gestion des mois-jeunes autorisés

24 - J'ai prévu d'accueillir des volontaires d'octobre à décembre. Quel est l'impact des consignes sanitaires sur mon agrément et mes capacités d'accueil ?

Il n'y a aucun impact sur l'agrément, sur le nombre de volontaires ou sur la durée des missions pouvant être proposées tant que les contrats sont signés avant le 31 décembre 2020. Les calendriers prévisionnels de recrutement initialement prévus peuvent être décalés à condition de débuter avant la fin de l’année 2020.

Vous pouvez décider de faire débuter une mission à distance si les conditions sont réunies pour le faire.

25 - Faut-il différer les recrutements ?

Les recrutements ne sont pas différés par principe. Des recrutements peuvent intervenir dans le présent contexte si, sous la responsabilité de l’organisme d’accueil, la mission peut être réalisée en garantissant strictement la protection sanitaire du ou des volontaires conformément aux consignes gouvernementales. Des exemples de missions réalisées pendant le confinement peuvent vous inspirer pour faire débuter de nouvelles missions adaptées au contexte : cliquez ici

Réserve civique et autres formes de bénévolat

26 - Les volontaires peuvent-ils s’engager dans la Réserve Civique s’ils sont empêchés d'effectuer leur mission (totalement ou partiellement) ?

Les jeunes ont été très nombreux lors du premier confinement à s’inscrire sur la Réserve Civique ou à déclarer leur disponibilité pour rendre service dans cette crise sanitaire qui a des conséquences sociales très fortes. L’Agence du Service Civique veut faciliter l’engagement des jeunes dans ce contexte, notamment par le biais de la Réserve Civique jeveuxaider.gouv.fr

L’inscription sur la Réserve Civique n'a pas d’impact sur le contrat de Service Civique en cours. Le volontaire doit toutefois rester disponible pour son organisme, notamment pour reprendre sa mission initiale - si celle-ci a été suspendue - dès lors que les conditions sanitaires le permettront.

L'inscription en tant que bénévole à la Réserve Civique relève d'une initiative individuelle de chaque citoyen qui en fait le choix, y compris s’il se trouve sous contrat de Service Civique.

La mission effectuée en tant que réserviste civique relève du bénévolat et non d'une évolution de la mission de Service Civique. Elle doit s’effectuer en dehors du temps de mission de Service Civique si celle-ci est, en tout ou partie, maintenue. La mise en place se fait en lien avec l’organisme d’accueil ou le tuteur.

29 - Certains organismes agréés au Service Civique proposent spontanément, sous réserve de l’accord de leurs volontaires, de mettre à disposition leurs volontaires pour participer à des actions liées à la crise sanitaire. Est-ce possible ? Selon quelles modalités ?

C’est le régime juridique du bénévolat qui s’applique, sur la base d’une démarche qui, si elle est incitée par l’organisme d’accueil en Service Civique et proposée par un autre organisme, relève d’un choix personnel du jeune sur le temps le cas échéant libéré par l’adaptation de sa mission de Service Civique.

Ce cas de figure ne relève pas de la « mise à disposition ». Il doit faire l’objet d’une demarches-simplifiees.fr (cliquez ici).