Crise sanitaire liée au COVID-19 : Foire aux questions (FAQ) pour les organismes d'accueil

A titre liminaire, il est précisé que l’avenant temporaire aux contrats de Service Civique mentionné dans les développements ci-dessous, ainsi que ses différentes modalités d’établissement et de transmission à l’Agence du Service Civique, sont disponibles sur le lien : https://www.service-civique.gouv.fr/actualites/amenagements-des-missions-de-service-civique-et-avenant-type-covid-19

>> Télécharger la FAQ en PDF

Mission suspendue ou réduite

1 - Dans quelles conditions la mission donne-t-elle lieu à autorisation d’absence ?

Dans le cadre du maintien des contrats de Service Civique pendant la période de crise sanitaire, la mission donne lieu à une autorisation d'absence si :

  • le volontaire demande à interrompre sa mission pour des raisons de santé ;
  • la mission du volontaire ne peut, pour des raisons liées à la mission, à l’organisme ou à la situation du volontaire, être réalisée en tout ou partie à distance (cas 1 de l'avenant) ;
  • un accord ne peut être trouvé avec le volontaire sur un autre type d’aménagement qui lui aurait, le cas échéant, été proposé (cas 3 de l’avenant).

2 - Y-a-t-il une dérogation à la durée hebdomadaire du contrat ?

En fonction de l’éventuel aménagement de la mission entre le volontaire et l’organisme, la durée hebdomadaire de la mission peut être temporairement modifiée.

Aménagement des missions

3 - Quel type d'activités peut être confié au volontaire pendant le confinement ?

Avec son accord, le volontaire peut, le cas échéant, réaliser tout ou partie de sa mission à distance voire en « présentiel » à la stricte condition (sous la responsabilité de l’organisme d’accueil) que sa sécurité sanitaire est garantie par le respect des consignes gouvernementales de lutte contre la propagation du Covid-19.

L'aménagement de la ou des missions doit être conforme aux principes du Service Civique

Toute adaptation de la mission initiale doit respecter les valeurs et principes du Service Civique : protection des jeunes engagés, service de l’intérêt général, absence de mise en responsabilité directe, non-substitution à l’emploi ou au stage, etc. Il est souligné que les volontaires en Service Civique doivent toujours intervenir en complément de l’action de vos salariés, agents publics, stagiaires, et/ou bénévoles, sans s’y substituer.

Les réaménagements de mission peuvent permettre d’expérimenter de nouveaux projets au service de la population, de démultiplier l’impact d’actions existantes en touchant autrement les bénéficiaires ou de renforcer la qualité du service déjà rendu par vos salariés, agents, stagiaires et/ou bénévoles à la population.

4 - Un volontaire peut-il refuser d'exécuter sa mission en « présentiel » dans un EHPAD/hôpital/site de réponse à l’urgence sociale (etc.), même si elle a été sécurisée ?

En cas de souhait de l’organisme de maintenir la mission, le dialogue avec le volontaire doit permettre de clarifier les conditions d'aménagement de cette dernière (cas 1 ou cas 3 de l'avenant au contrat).

Pour des missions en « présentiel » auprès de publics fragiles, la mission est sécurisée si l'organisme d’accueil responsable garantit la stricte observation de l’ensemble des consignes de protection publiées par le Gouvernement. Un volontaire ne doit en aucun cas être exposé ou exposer les personnes qu’il côtoie durant sa mission à un risque sanitaire.

En cas de refus du volontaire opposé à l’aménagement de sa mission initiale, il bénéficie d’une autorisation d’absence (cas 2 de l’avenant) pour la durée de la période de crise sanitaire.

5 - Quelles activités sont interdites aux volontaires ?

Ne peuvent être confiées aux volontaires pendant le confinement :

  1. des missions qui ne respecteraient pas les principes fondamentaux du Service Civique (cf. réponse 3 supra) ;
  2. des missions qui enfreindraient les consignes gouvernementales de sécurité sanitaire.

A titre d’illustrations du point 1 ci-dessus, sont exclues :

  • les missions d’administration générale, de direction ou de coordination technique, qui sont normalement exercées par des permanents, salariés ou bénévoles ;
  • les tâches administratives et logistiques liées au fonctionnement courant de la structure (communication, secrétariat, standard, gestion de l’informatique ou des ressources humaines, recherche de fonds, mise à jour de bases de données, gestion du fichier adhérents, etc.).

6 - Un volontaire peut-il refuser l'adaptation à distance de sa mission ?

Le dialogue avec le volontaire doit permettre de clarifier si des raisons objectives conduisent à ce refus, en particulier l’absence d'équipement informatique personnel ou de connexion internet, et s’il vous est possible de remédier à cette situation à court ou moyen terme.

Le désaccord du volontaire conduit à le basculer dans le régime de l’autorisation d’absence (cas 2 de l’avenant) pour la durée de la période de crise sanitaire.

7 - Quand faut-il cocher la case 2 de l'avenant ?

Le cas n° 2 s’applique lorsque l’organisme d’accueil ne peut ou ne souhaite pas proposer un aménagement de la mission au volontaire ou lorsque le volontaire ne peut ou n’accepte pas un tel aménagement.

8 - Les organismes d’accueil sont-ils concernés par la décision du Gouvernement de fermer les établissements ?

Les organismes d'accueil sont fermés sauf s'ils relèvent de la liste élaborée par le Gouvernement et actualisée sur : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus (rubrique : Les établissements fermés / Quels sont les établissements autorisés à recevoir du public).

Contrats

9 - Le contrat doit-il être rompu alors que la mission ne peut plus être réalisée ?

Pendant la période de confinement, le contrat ne peut être rompu à l’initiative de l’organisme d’accueil au motif de l’interruption de la mission de Service Civique.

Le volontaire continue de percevoir, jusqu’à l’échéance du contrat, l’indemnité de l’Etat et l'équivalent de 107,58 € mensuels au titre de la prestation de subsistance qui incombe à l'organisme d'accueil. L’organisme agréé continue de percevoir les 100 € par mois et par jeune.
Il revient à l’organisme d’accueil de proposer des aménagements de mission si cela est possible et d’acter la situation du volontaire par avenant temporaire au contrat de Service Civique.

10 - Est-il possible de rompre le contrat pour permettre au jeune de préserver la possibilité de faire un Service Civique plein et entier dans un autre contexte ?

Si le contrat est signé et validé mais que le 6ème mois de mission n'a pas encore été entamé, et si le volontaire le souhaite, il est possible de rompre le contrat afin de permettre au volontaire de s'engager plus tard auprès d'une autre structure d'accueil.

11 - Si la mission est empêchée, est-il possible de prolonger le contrat pour permettre au volontaire de « rattraper » les semaines de mission non réalisée ?

Le contrat du volontaire ne pourra être prolongé dans cette situation, à l’exception de cas spécifiques de contrats de Service Civique à l’international ou en « réciprocité » nécessitant d’accompagner au mieux le retour du volontaire concerné dans son pays d’origine (cf. infra).

12 - Le contrat du volontaire arrive à échéance pendant le confinement. Est-il possible de prolonger son contrat pour lui garantir un revenu minimum jusqu'à la sortie du confinement ?

Les contrats ne peuvent pas être prolongés pour ce motif.

Si la situation sociale du volontaire le nécessite, l'organisme est invité à l'orienter vers les aides ouvertes aux jeunes en situation de précarité. A ce titre, les missions locales peuvent proposer un accompagnement personnalisé voire des aides d'urgence aux jeunes. Les CROUS disposent également d'aides d'urgence destinés aux étudiants.

Avenants

13 - Qui signe l'avenant au contrat du volontaire à distance ?

L’avenant doit être signé par l’organisme d’accueil et par le volontaire, selon les modalités indiquées par l'Agence (cf. https://www.service-civique.gouv.fr/actualites/amenagements-des-missions-de-service-civique-et-avenant-type-covid-19 ).Dans le cas de l’intermédiation, la signature du responsable de la structure d’accueil finale est requise (i.e. la structure tierce, non agréée, qui accueille réellement au quotidien le volontaire). Si les responsables de ces organismes tiers ne peuvent le faire, l’organisme agréé mettant à disposition les volontaires peut s’y substituer et établir les avenants.

Responsabilité

14 - L'organisme d'accueil est-il responsable du volontaire qui n'effectue plus sa mission car il se trouve confiné ?

Le volontaire dont la mission est suspendue n’est pas placé sous la responsabilité de l’organisme d’accueil pendant sa période d’autorisation d’absence.

Il est donc indispensable que l'avenant temporaire au contrat ait été dûment conclu pour consolider la situation juridique du volontaire et de l'organisme.

Congés du volontaire

15 - Que faire si le volontaire n'a pas pu prendre l'intégralité de ses congés avant le confinement ?

Le contrat de Service Civique ne sera pas prolongé de la durée des congés n’ayant le cas échéant pas été pris par le volontaire.

Il est loisible à l'organisme d’accueil d'inviter le volontaire à prendre ses congés durant le confinement.

Prestation de subsistance

16 - La prestation de subsistance est-elle due au volontaire pendant le confinement ?

Le versement de la prestation de subsistance reste obligatoire pour un montant minimal mensuel de 107,58 €, et ce dans tous les cas figurant sur l’avenant (1,2 et 3).

Dans le cas d'une prestation servie en tout ou partie en nature selon des modalités désormais inaccessibles du fait du confinement (accès à une cantine par exemple), tout doit être fait pour rétablir un versement effectif au volontaire, par virement bancaire si possible pour qu'il puisse en bénéficier.

Sous réserve des délais demandés par la Commission nationale des titres restaurant (CNTR) pour les établir, l’organisme peut convertir la part en nature de la prestation en titre-repas et les adresser au volontaire.

Suivi du volontaire

17 - Peut-on réaliser l'accompagnement au projet d'avenir (APA) à distance?

L'accompagnement au projet d'avenir, notamment le bilan nominatif pour les volontaires qui arrivent en fin de mission, peut être réalisé à distance. Des outils numériques peuvent utilement être mobilisés pour ce faire.

Un travail d'évaluation des compétences peut par exemple être entrepris sur certains outils, notamment :

18 - Quel est le rôle du tuteur lorsque le volontaire est confiné ?

Le rôle du tuteur demeure essentiel pendant cette période : il est capital de maintenir un contact régulier avec le volontaire, et ce même dans le cas d'une autorisation d'absence.

L'organisme est tenu à cette fin de mettre en place un dispositif de remplacement dans le cas où le tuteur serait indisponible.

19 - Les formations des tuteurs sont-elles maintenues ?

Les formations en présentiel sont suspendues jusqu'à nouvel ordre mais les web-conférences à destination des tuteurs sont proposées dans la période de confinement, pour soutenir notamment les tuteurs débutants en les formant sur le cadre et les principes du Service Civique. Elles sont gratuites. Les inscriptions se font en ligne sur le site : http://www.tuteurs-service-civique.fr/ .

Formation civique et citoyenne

20 - Les formations civiques et citoyennes sont-elles annulées ?

Les consignes sanitaires conduisent de fait à suspendre toutes les FCC en présentiel. Les organismes peuvent toutefois proposer tout contenu qui informe et documente les jeunes sur les thèmes de la FCC. Ces propositions contribuent à maintenir le lien avec les volontaires et entre volontaires.

21 - Peut-on effectuer la Formation Civique et Citoyenne à distance ?

Les fondamentaux de la FCC (volet théorique) impliquent un collectif de volontaires, des partages d'expériences, l'apprentissage du débat, la découverte de la diversité des terrains de mission. Elle doit donc par principe se réaliser en présentiel, y compris après la présente période de confinement pour les volontaires qui n’en auraient pas bénéficié et dont le contrat sera toujours en cours.

Toutefois, une FCC peut, à titre exceptionnel, être délivrée à distance grâce à l’utilisation de moyens numériques adaptés, pour les volontaires que le confinement risque de priver du bénéfice de la FCC et à la condition que la qualité et le caractère collectif de la formation soient garantis.

En toute hypothèse, durant le confinement, les organismes sont invités à proposer tout contenu qui informe et documente les jeunes sur les thèmes de la FCC dans le cadre du nécessaire maintien de leurs relations avec les volontaires.

22 - Que se passera-t-il si les volontaires en fin de mission n'ont pas été en mesure de suivre leur FCC ou leur PSC1?

Si le volontaire n’a pas pu réaliser sa formation civique et citoyenne et/ou son PSC1 avant l’échéance de son contrat du fait des circonstances sanitaires, l'attestation de Service Civique mentionnera cette impossibilité.


ELISA

23 - Faut-il saisir un avenant dans ELISA si la mission est modifiée, notamment pour permettre une activité à distance, ou totalement empêchée ?

Non, l’organisme, y compris lorsqu’il est agréé au niveau local, renvoie l'avenant signé ou validé par mél à l'Agence du Service Civique sur la boîte avenantmission@service-civique.gouv.fr .

L’ASP ne traite pas ces avenants.

24 - Des volontaires ont commencé leur mission avant le début de la crise Covid-19, je dois envoyer les pièces justificatives des contrats à l'ASP pour que les volontaires puissent être indemnisés, comment faire dans ce contexte ?

Les pièces justificatives doivent être transmises par mail à l'ASP, à l'adresse habituelle de la direction régionale. En parallèle, l’organisme peut envoyer les pièces par courrier ou les conserver pour les envoyer dès retour à la normale. Si l’organisme a envoyé des pièces relatives aux contrats dans la semaine du 16 mars, il doit renvoyer ces documents par mail.

Compte-tenu des difficultés matérielles pouvant être rencontrées pour faire signer les documents, les documents sans signature seront tolérés dans la période.

Le mail doit être :

  • porteur de la mention suivante : « Procédure exceptionnelle liée aux dispositions de sécurité sanitaire covid 19 » et complété par « J’atteste que ce mail vaut signature électronique de la part de [identité et qualité du rédacteur du mail] du document joint et m’engage à transmettre l’original à la fin de la période de confinement ».
  • envoyé par une personne de la structure habilitée à signer les notifications.

Les documents originaux (pièces exigées habituellement pour le paiement des dossiers) avec signature originale devront être envoyés à la fin de la période de confinement et ce afin d’éviter d’éventuelles difficultés dans l’acheminement du courrier.

Afin de les identifier, veuillez indiquer COVID19 en rouge sur la première page.

Ces informations sont reprises et éventuellement actualisées sur la page d’accueil d’Elisa.

25 - Des contrats sont en cours de saisie dans Elisa, les jeunes n'ont pas encore signé les contrats : faut-il finaliser la démarche et valider les contrats ?

Il est possible d'annuler ces contrats non encore signés et dont le statut est "en cours de saisie" dans Elisa. Les missions non commencées peuvent être reportées ou annulées si le contrat n’a pas été signé. Il convient d'en informer les intéressés.

Gestion des mois-jeunes

26 - J'ai prévu d'accueillir des volontaires en mars / avril et le confinement m'en empêche. Quel est l'impact sur mon agrément et mes capacités d'accueil ?

Il n'y a aucun impact sur l'agrément, sur le nombre de volontaires ou sur la durée des missions pouvant être proposées tant que les contrats sont signés avant le 31 décembre 2020. Les calendriers prévisionnels de recrutement initialement prévus peuvent être décalés à condition de débuter avant la fin de l’année 2020.

27 - Faut-il différer les recrutements ?

Les recrutements ne sont pas différés par principe. Des recrutements peuvent intervenir dans le présent contexte si, sous la responsabilité de l’organisme d’accueil, la mission peut être réalisée en garantissant strictement la protection sanitaire du ou des volontaires conformément aux consignes gouvernementales.

Le contexte de crise sanitaire conduit toutefois de fait à des reports de recrutements importants. Ces reports sont sans impact sur les autorisations d'accueil prévues par l'agrément délivré aux organismes et les contrats peuvent être engagés dans le respect des durées prévues et dans la limite du nombre de volontaires prévu jusqu'au 31 décembre 2020.

Réserve civique et autres formes de bénévolat

28 - Les volontaires peuvent-ils s’engager dans la Réserve Civique s’ils sont empêchés d'effectuer leur mission (totalement ou partiellement) ?

Les jeunes ont été très nombreux à s’inscrire sur la Réserve Civique ou à déclarer leur disponibilité pour rendre service et prêter main forte dans cette crise sanitaire qui a des conséquences sociales très fortes. L’Agence du Service Civique veut faciliter l’engagement des jeunes dans ce contexte, notamment par le biais de la Réserve Civique, jeveuxaider.gouv.fr.

L’inscription sur la Réserve Civique n'a pas d’impact sur le contrat de Service Civique en cours, qui est maintenu selon l’une des 3 modalités prévues par l’avenant conclu dans le cadre de la crise sanitaire. Le volontaire doit toutefois rester disponible pour son organisme, notamment pour reprendre sa mission initiale dès lors que les conditions sanitaires le permettront.

L'inscription en tant que bénévole à la Réserve Civique relève d'une initiative individuelle de chaque citoyen qui en fait le choix, y compris s’il se trouve sous contrat de Service Civique.

La mission effectuée en tant que réserviste civique relève du bénévolat et non d'une évolution de la mission de Service Civique. Elle doit s’effectuer en dehors du temps de mission de Service Civique si celle-ci est, en tout ou partie, maintenue. La mise en place se fait en lien avec l’organisme d’accueil ou le tuteur.

29 - Certains organismes agréés au Service Civique proposent spontanément, sous réserve de l’accord de leurs volontaires, de mettre à disposition leurs volontaires pour participer à des actions liées à la crise sanitaire. Est-ce possible ? Selon quelles modalités ?

C’est le régime juridique du bénévolat qui s’applique, sur la base d’une démarche qui, si elle est incitée par l’organisme d’accueil en Service Civique et proposée par un autre organisme, relève d’un choix personnel du jeune sur le temps le cas échéant libéré par l’adaptation de sa mission de Service Civique.

Ce cas de figure ne relève pas de la « mise à disposition » (« intermédiation ») prévue par le droit du Service Civique.

Cas particulier des volontaires du Service Civique à l'étranger et en France dans le cadre de la réciprocité

A titre liminaire, il est fortement recommandé à l’ensemble des organismes concernés de se conformer strictement aux consignes édictées par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE).

Il est demandé aux organismes d’accueil de veiller à ce que les volontaires se signalent aux autorités consulaires françaises et à ce qu’ils se tiennent informés des décisions prises pour les ressortissants français. Les équipes du centre de crise et de soutien du MEAE actualisent en permanence les recommandations à l’attention des voyageurs et des ressortissants français expatriés sur le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/ .

Il est également conseillé de s’inscrire sur Ariane pour recevoir alertes et consignes de sécurité durant tout déplacement international (https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html ).


Les consignes communiquées aux organismes par l’Agence du Service Civique sont disponibles à partir du lien : https://www.service-civique.gouv.fr/presse/18-mars-communique-de-lagence-du-service-civique-international .

Volontaires à l'étranger

30 - Le volontaire a signé son contrat pour une mission à l'international. Doit-il partir ?

Les organismes doivent strictement se conformer aux consignes du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères relatives à la cessation des départs pour l’étranger.Un contrat de Service Civique prévoyant un départ à l’étranger n’ayant pu se réaliser pourra, pour ce motif, avec l’accord du volontaire et si ce dernier n’a pas entamé son 6ème mois de mission, donner lieu à une rupture de contrat en cours et à la conclusion ultérieure (y compris en 2020) d’un nouveau contrat de Service Civique auprès d'un autre voire du même organisme d’accueil. Les règles habituelles de préavis s’appliquent dans ce cas. La date de rupture de contrat doit être saisie dans Elisa dès qu’elle est connue afin d’interrompre les versements de l’ASP et éviter au volontaire de recevoir un ordre de recouvrement ultérieurement.

31 - Le volontaire n’a pas encore signé son contrat, mais un départ en mission à l'international était prévu. Que faire ?

Le jeune n'a pas acquis le statut de volontaire en Service Civique. Dans le présent contexte, il est recommandé de ne pas signer de contrat en l’absence de perspectives de départ à court/moyen terme. Le volontaire pourra privilégier une mission en France ou différer son projet de Service Civique à l’international.

32 - Le volontaire est à l’étranger, son contrat s'achève dans les prochains jours ou semaines. Doit-il rentrer en France ?

Conformément aux consignes du Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, il est fortement recommandé, pour les jeunes dont le contrat s'achève d'ici le 30 juin 2020, de rentrer en France.

33 - Le volontaire est à l’étranger, son contrat s'achève dans les prochains jours, mais son retour en France n'est pas possible dans l'immédiat. Que faire ?

L’organisme et le volontaire doivent, s’ils ne l’ont déjà fait, se rapprocher en urgence des services du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (poste diplomatique et/ou consulaire) afin de les informer de cette situation et préparer le retour du volontaire (sauf volonté personnelle expresse de celui-ci de rester, sous sa responsabilité, dans le pays).

Dans ce cas, si les conditions d’un retour ne peuvent être réunies d’ici la fin du contrat de Service Civique, l’Agence du Service Civique pourra étudier, sur demande expresse de l’organisme agréée, une prolongation de contrat (ne pouvant déroger à la limite législative de 12 mois) pour rapprocher au maximum la date de fin de mission et celle du retour dès que possible en France. Il convient dans ce cas de signaler le ou les cas par réponse au questionnaire dédié :

https://forms.gle/7QaryRkNirMQDxTu5

34 - Le volontaire est en France pour un séjour de courte durée au cours de sa mission majoritairement à l’étranger. Peut-il repartir ? comment formaliser la situation au plan administratif ?

Dans le contexte actuel de cessation des déplacements vers l’étranger, l'organisme d'envoi doit proposer au volontaire resté en France de conclure l’avenant d'aménagement temporaire de mission requis pour la période de crise sanitaire :

https://www.service-civique.gouv.fr/actualites/amenagements-des-missions-de-service-civique-et-avenant-type-covid-19

Quel que soit l’aménagement retenu, le contrat lui-même est maintenu, sauf accord contraire entre l’organisme et le volontaire.

35 - Qui prend en charge financièrement le billet de retour en France en cas de mission à l'international ?

Conformément aux termes de la convention tripartite d'intermédiation signée avant le départ du volontaire, la prise en charge de cette dépense peut revenir à l'organisme d'envoi et/ou à l'organisme d'accueil. En l'absence de clauses contractuelles spécifiques, les frais de retour sont à la charge du volontaire.

La prise en charge des frais de transport ne peut en aucun cas être effectuée par l'Agence du Service Civique.

Volontaires étrangers en "réciprocité"

36 - Le jeune étranger est en France, son visa arrive à échéance : peut-il rester en France ?

Le ministère de l'Intérieur a, dans le cadre de la présente crise sanitaire, prolongé automatiquement les titres de séjour longue durée et visas. Si la date de fin de contrat du volontaire va au-delà de la date de fin du titre de séjour initial, il convient d’en informer votre interlocuteur habituel à l'Agence du Service Civique (agréments nationaux) ou dans les services déconcentrés (agréments locaux) afin que la prolongation automatique du titre de séjour soit prise en compte dans Elisa et éviter ainsi toute rupture impromptue du contrat.

37 - Le jeune étranger doit venir en France dans le cadre de la réciprocité. Que faire ?

Dans le contexte de cessation des déplacements internationaux, la communication entre l'organisme d'accueil français et son partenaire étranger doit être maintenue pour envisager un séjour une fois la crise sanitaire passée.