Réaliser les démarches
01. Quelles sont les démarches pour créer et éditer un contrat ? Comment créer et éditer un contrat ?
ELISA vous permet de créer et d'éditer:
- un modèle pré-rempli de contrat de Service Civique ;
- la notification de contrat Service Civique.
Pour créer un contrat, vous devez vous connecter à ELISA avec votre identifiant et mot de passe. Vous devez ensuite cliquer sur l’onglet « Contrat/Volontaire », puis « Créer Contrat ». Si votre structure est déjà rattachée à un agrément, vous accédez alors à la page du contrat en mode création. Sinon, vous devez d’abord sélectionner l’agrément sur lequel vous souhaitez créer votre contrat. Pour cela, vous devez cliquer dans le menu d’accueil sur « Agrément/Structure », puis « Choisir un agrément », et sélectionner l’agrément voulu dans la liste pré-remplie.
Lorsque vous accédez à la page du contrat en mode création, vous devez remplir les différents onglets « Informations Volontaire », « Informations Contrat », « Informations paiement ». Une fois la saisie effectuée, vous pouvez : soit « Enregistrer » les informations saisies pour éventuellement les modifier ultérieurement avant de les valider, soit « Contrôler » les informations pour vérifier que l’ensemble de votre saisie est correct, soit « Envoyer pour validation à l’ASP » pour valider les informations et le contrat (vous ne pourrez plus effectuer de modification sans autorisation de l’ASP).
Une fois le modèle de contrat de Service Civique rempli en ligne sur ELISA, il doit être imprimé et signé en deux exemplaires originaux, un pour le volontaire et un pour l'organisme d’accueil.
La notification de contrat
La notification de contrat d’engagement de Service Civique est à imprimer à partir d’ELISA. Elle doit être signée puis transmise à l’ASP (Agence de Services et de Paiement) par courrier postal, accompagnée de la pièce d’identité, du RIB du volontaire et le cas échéant des pièces justificatives relatives à la majoration de l’indemnité. Ceci permettra la validation définitive du contrat et de déclencher le paiement de l’indemnité du volontaire.
- Toute notification de contrat, transmise à l’ASP sans la saisie préalable des informations de contrat dans l’application ELISA, ne sera pas prise en compte.
- Tout contrat saisi dans ELISA sans qu’une notification signée ait été transmise par courrier à l’ASP ne sera pas pris en compte.
La convention d’intermédiation
En cas d’intermédiation, une convention doit être signée entre le volontaire, l’organisme à but non lucratif agréé et l’organisme tiers non agréé, en plus du contrat de Service Civique.
Un modèle de convention d’intermédiation est disponible ici.
Concernant les pièces justificatives, votre dossier sera incomplet s’il n’est pas fourni :
- Une pièce d’identité du volontaire : vérifier que la photocopie d’une pièce d’identité est jointe et lisible (carte nationale d’identité ou passeport) et que la pièce
- d’identité du volontaire est toujours en cours de validité. À défaut, vous pouvez fournir le récépissé de nouvelle demande.
- La photocopie du RIB. Elle doit être jointe et conforme : les RIB de comptes étrangers ne sont pas acceptés. Dans ce cas, le ou la volontaire doit ouvrir un compte en France.
- L’originale de la notification d’engagement, signée, avec la qualité du signataire précisée, ainsi que la signature, le RIB et la photocopie de la pièce d’identité du représentant légal pour les volontaires mineurs.
- Si le volontaire bénéficie de la majoration de l’indemnité sur critères sociaux : l’attestation de RSA du volontaire ou de membre de son foyer de moins de 3 mois OU l’attestation d’attribution définitive d’une bourse sur critères sociaux de l’Enseignement Supérieur échelon 5, 6 ou 7