Accueillir un volontaire - Service Civique

Le montant minimal mensuel de cette prestation est fixé à 7,43 % de la rémunération mensuelle afférente à l’indice brut 244 de la fonction publique, soit 114.85 euros au 1er janvier 2024. Le versement de cette prestation doit être effectué :

• à terme échu ;
• durant toute la durée du Service Civique quelle que soit le nombre d’heures de mission effectuées par semaine, et y compris en période d’absence du volontaire (congé, arrêt maladie, accident de « travail ») ;
• au prorata du temps passé le premier mois et le dernier mois du contrat, lorsque le contrat commence ou prend fin en cours de mois. Par exemple, si la mission débute ou se termine le 15 du mois, l’indemnité mensuelle doit être réduite de moitié.

Cette prestation est assimilée à des « frais professionnels » et n’est pas soumise aux cotisations et contributions de Sécurité sociale. Elle n’est pas non plus soumise aux autres cotisations et contributions d’origine légale ou conventionnelle rendues obligatoires par la loi. Cela sous réserve de respecter les conditions prévues par la direction de la Sécurité sociale.

1er cas : le versement de cette prestation est de 114,85 € par volontaire et par mois

La prestation est présumée assimilée à des frais professionnels. Elle n’est pas fiscalisée ni assujettie aux cotisations de Sécurité sociale ainsi qu’à la CSG-CRDS. Elle ne donne lieu à aucune formalité déclarative particulière.

Les organismes qui optent pour le versement de la prestation en espèces sous la forme d’une indemnité à hauteur des 114,85 euros (au 1er janvier 2024) n’ont pas à fournir de justificatif auprès de l’URSSAF. En revanche, ils doivent conserver les justificatifs de ce versement comme preuve de paiement en cas de contrôle de la part de l’Agence du Service Civique ou des délégués territoriaux.

Les organismes qui optent pour le versement de la prestation en nature peuvent avoir à fournir à l’URSSAF des justificatifs afin d’évaluer la valeur des avantages délivrés dans la limite des 114,85 euros.

2e cas : le versement de cette prestation est supérieure à 114,85 € par volontaire et par mois

1/ SI LE VERSEMENT EST EN ESPÈCES, LA PRESTATION DE SUBSISTANCE EST ASSIMILÉE À DES FRAIS PROFESSIONNELS :

• s’il s’agit de remboursement des dépenses réellement engagées par le volontaire pour l’accomplissement de sa mission ;
• si ces remboursements respectent les conditions et limites fixées par la réglementation relative aux frais professionnels,
• si l’organisme d’accueil dispose des justificatifs au 1er euro (donc pour la totalité de la somme versée). Attention, si vous devez disposer des justificatifs des remboursements supplémentaires qui conduisent au franchissement du plafond de 114.85 €, vous devez aussi, dans toute la mesure du possible, disposer de ceux correspondant à l’intégralité de la prestation de subsistance.

Les dépenses engagées par le volontaire pour les besoins de sa mission peuvent être relatives :

• aux frais de transport, lorsque le volontaire est contraint d’utiliser son véhicule personnel (ou les transports en commun) pour sa mission de Service Civique et que les montants remboursés sont conformes au barème fiscal applicable aux indemnités kilométriques ;
  En savoir plus sur les frais de transports sur le site de l'URSSAF
• aux frais de repas, lorsque le volontaire est en déplacement pour sa mission et est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de mission (18,60 euros par repas en 2018), ou est encore contraint de prendre ses repas sur son lieu de mission en raison de sujétions particulières (dans la limite de 6,50 euros en 2018 par repas) ;
  En savoir plus sur les frais de repas sur le site de l'URSSAF
• aux frais de logement lorsque celui-ci est empêché de regagner sa résidence soit de manière temporaire (nuitée à l’hôtel lors d’un déplacement), soit chaque jour du fait de ses conditions de mission. Le remboursement de ces frais doit permettre de couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du volontaire selon les barèmes et conditions fixées pour les indemnités de grand déplacement. Les conditions sont les suivantes :
  • la distance lieu de résidence-lieu de mission doit être supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ; et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance (trajet aller) dans un temps inférieur à 1h30 ;
  • Au-delà de trois mois de mission, la prestation de subsistance est dégressive.

Attention : dans le cas d’une mobilité géographique, l’organisme d’accueil doit démontrer que la résidence du lieu de mission du volontaire n’est pas sa résidence habituelle et que celui-ci a des frais supplémentaires (paiement de deux loyers par exemple) pour relever du régime des grands déplacements. 
Voir sur le site de l'URSSAF

2/ SI LE VERSEMENT EST EN NATURE ET QU’IL EXCÈDE 114,85 €, LA TOTALITÉ DE LA PRESTATION DE SUBSISTANCE EST SOUMISE AUX COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS DE SÉCURITÉ SOCIALE.

En effet, la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service permettant au volontaire de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter entrent dans l’assiette de cotisations.

Si vous avez des doutes sur la réglementation applicable en matière de frais professionnels ou d’avantages en nature pour les volontaires en Service Civique, vous avez la possibilité de faire un rescrit social vous permettant d’obtenir une décision explicite de votre organisme de recouvrement (Urssaf ou CGSS) sur l’application de la réglementation.

Le cas spécifique des titres-repas

Le titre-repas est un titre de paiement permettant de payer tout ou partie du repas du volontaire. Il est pris en charge à 100 % par l’organisme d’accueil. La remise de titres-restaurant n'est pas une obligation pour l'organisme d’accueil. Réciproquement, le volontaire n’est pas obligé d'accepter les titres-repas.

La contribution de l’organisme d’accueil à l’acquisition de ces titres est égale à leur valeur libératoire (6,50 euros au 1er janvier 2023) et elle est exonérée de toutes charges fiscales, cotisations et contributions sociales. Si le montant est supérieur à 6,50 euros, il est soumis à cotisations sociales.

L’avantage qui résulte de cette contribution de l’organisme d’accueil au financement de ses titre-repas, pour la personne volontaire, est exonéré d’impôt.

En fin de contrat, les volontaires sont tenus de remettre à l’organisme d’accueil les titres-repas en leur possession. Ils sont aussitôt remboursés du montant de leur contribution à l’achat de ces titres.

Deux options sont possibles :

• Le montant des titres-repas (la part volontaire) est déduit de la prestation de subsistance. Les règles relatives au versement de cette prestation assimilée à des frais professionnels s’appliquent alors (voir supra) ;
• Les titres repas sont fournis en sus de la prestation de subsistance et ne sont pas assimilés à des frais professionnels.

Vous trouverez plus de renseignements sur le site de la commission nationale des titres restaurant